總務處

組織執掌 / 工作職掌

總務處主任

1.   綜理文書、出納、庶務等各項總務業務。

2.    總務章則要點與計畫之擬訂或修正。

3.   印信保管人員指派。

4.   其他交辦事項。

庶務組

庶務組長 

1.    規劃校舍營建及分配事項。

2.    辦理校舍發包及訂約事項。

3.    監督校舍營建事項。

4.    校舍驗收。

5.    辦理校舍房地改建標售。

6.   校舍之分配、保養與修繕。

7.    門禁管制訂定及執行。

8.    災害善後處理之擬訂。

9.    工友管理要點之訂定與修正。

10. 工友之僱免及待遇之核定。營建修繕及購置定製變賣財物之執行。

11.公告金額以上共同供應契約採購。

12.教學設備材料、教學文具紙張、印刷(含刊物)之購置。

13.修建購置及租賃等合約之簽訂。

14.全校環境整潔、飲水衛生及校園美化綠化之督導。

15.校園安全防護之執行。

16.購買辦公用品、行政用文具、紙張、印刷及什項務品之審核。

17.布置第一、二會議室、禮堂、演講廳之督導。

18.技工友工作之分配及督導。

19.技工友任免、考核及獎懲之審核。

20.技工友差假及加班費之審核。

21.校務車調派及審核。

22.勞工保險及就醫業務之審核。

23.管理及檢修水電、辦公機具、房舍、設備之督導。

24.財產非消耗品的管理、分類、編號、列帳建立財產登記卡之審核。

25.編送財產月報及季報表之審核。

26.財產報廢、減除事項之審核。

27.財產移交清點之審核及監督。

28.防護團業務之督導。

29.請購、保管及領用文具、紙張、消耗品之審核。

30.其他交辦事項。

庶務組組員-小額採購

1.    校舍木工及水電維修。

2.    工友動態通知(到離職、起薪、改支不休假加班費等)          

3.    工友名額、工作之分配。

4.    工友管理訓練與工作考核獎懲。

5.    技工友差假勤惰管理及加班費之辦理。

6.    辦理技工友退休人員照護事項。

7.    工友勞工退休準備金業務

8.    填發各項證明書。

9.    校園植栽管理

10. 教職員廁所清潔維護。

11. 環境衛生檢查與維護。

12. 環境綠化美化。

13. 校區定期消毒及水塔清洗。 

14. 水質定期檢驗。

15. 小額、公告金額以下共同供應契約採購

16. 綠色採購、優先採購業務

17. 水電、辦公機具之管理及維護。

18. 水電辦公機具之檢修查報。

19. 校務車借用之辦理。

20. 其他有關庶務事項。

21. 其他交辦事項。

庶務組組員-財產管理

1.    建築物公共安全之檢查與填報。     

2.    校舍消防檢查及申報。

3.    房舍設備之管理及維護。

4.    房舍設備之檢修查報。

5.    全校房舍機器鑰匙之保管。

6.    財產購置、變賣、訂約、管理等事項。

7.    財產分類編號、列冊、清點及清理。

8.    填報國有財產增減表及結存表。

9.    土地及建物產權管理手續之辦理。

10. 財產移撥。

11.  財產損壞、報廢之處理。

12.  獲贈財產申報及登錄。

13.  消耗性與非消耗性物品之釐定。

14.  辦公用品、行政用文具、紙張、印刷及什項物品之購置。

15.  物品登記、編號之核定與保管。

16.  物品報廢。

17.  填報消耗品與非消耗品增減月報表。

18.  集會會場之借用與管理。

19.  車輛借用與管理。

20.  代辦學生教科書。

21.  預防災害各項防護措施。

22.  學校防空防護器材設備與保管。

23.  災害發生時之搶救。

24.  公共安全自我檢核月報表

25. 承辦防護團業務。

26. 其他有關庶務事項。

27. 其他交辦事項。

出納組

出納組長 

1.  保管現金、有價證券、各種票據、其他保管品、公庫銀行票據及有關出納之各種單據。(工程保固金                 及履約保證金之定期存單、土地及建物等執照權狀)

2.  登錄現金出納備查簿、保管品備查簿及編製結存日報表。

3.  各項公款之收支。

4.  簽開公庫支票。

5.  公庫往來帳戶對帳及編製銀行存款差額解釋表。

6.  填製『自行收納款項統一收據』及『繳款書』。

7.  辦理學生註冊事宜。

8.  編印學生註冊繳費劃撥單及學生註冊費之收繳、核對、分類、統計並完成納庫。

9.  受理學生冷氣儲值卡費用之收、退費。

10.發放各項學生獎學金及各項退費。

11.工程發包押標金、保證金及其他擔保之收付保管及其他收款退還作業。

12.零用金管理。

13.員工薪津內代扣繳之各種稅費款,依各該扣繳規定期限辦理代繳。

14.各項印領清冊之複核。

15.出納組法令規章之收集彙整。

16.其他有關出納事項。

17.其他交辦事項。 

出納組員    

1.    編造教職員工薪津清冊及發放。

2.    發放各項加班津貼、補助費、鐘點費、公費生公費等。

3.    編造兼代課鐘點費、課業輔導費、補救教學鐘點費及寒暑期學藝活動鐘點費清冊及發放。

4.    編造年終工作獎金、年度考績獎金、不休假加班費等清冊及發放。

5.    退休人員三節(春節、端午、中秋)慰問金之發放。

6.    辦理員工公保、勞保、健保、退休撫卹基金、輔建住宅貸款、公教儲蓄存款、二代健保等薪津相關代  扣款項。

7.    員工所得稅之扣繳及有關清單、憑單報繳書之編製。

8.    扣繳教職員保險費、工友勞(健)保費、及繳納保險費清單之編製及繕造。

9.    收繳退休人員保險費。

10. 扣繳教職員工保險費證明書之核發。

11. 其他有關出納事項。

12. 其他交辦事項。

 

文書組

文書組長
1.   公文收發登記、判文、分文、每月上網填報公文收發填報系統。

2.   公文處理成績統計考核獎懲。

3.   公文處理成績統計考核獎懲。

4.    行政會議議程、資料彙整、通知及紀錄。

5.    校務會議、資料彙整、通知及紀錄。

6.    判行文件之用印。

7.    簽准用印之書件。

8.    印信申請製(換)發啟用拓模及撤銷等。

9.    行事曆彙整及陳閱。

10. 檔案管理人員工作之指派。

11. 全年度公文清點、分類、裝訂、上架典藏等作業。

12. 校外借調檔案之處理。

13. 計畫列管項目之檢核。

14. 辦理學校基本資料之建立與陳報,並定期填報電子公文節能減紙執行情形。

15. 校史案件保管。

16. 印信申請製(換)發啟用拓模及撤銷等。

17. 承辦公文歸檔及檔案管理:

18. 檔案管理成果報告表及擬燬檔案卷清冊之編製。

19. 檔案分類表之擬定與執行。

20. 審核公文查催事項:

21. 積壓公文責任之追究及議處。

22. 公文處理考核獎懲(半年為期)。

23. 每月公文總檢查考核獎懲。

24. 辦理學校基本資料之建立與陳報。

25. 承辦檢核管制。

26. 年度計畫報上級列管項目之選定及自行列管項目之選定。

27. 列管作業計畫之建立與陳報。

28. 列管項目執行進度追蹤月報表之陳報。

29. 列管項目年終考評資料之陳報。

30. 審核有關文書事項。

31. 其他交辦事項。


文書組組員

1.     逾期公文查催週明細表。

2.     公文處理月報表及半年報表調製作

3.     推行公文登記查詢制度作業之規劃。

4.     有關公文登記查詢制度之改進建議。

5.     年度計畫自行列管項目之選定。

6.     列管作業計畫、執行與追蹤與月報表陳報。

7.     列管項目年終考評之陳報。

8.     上級機關或校長主辦或會議會報重要決議之管制追蹤。

9.     處務會議議程、資料彙整、通知及紀錄。

10.  公文拆封。

11.  公文編號。

12.  親啟、密啟、校長函件原封編號、登記、轉陳。

13.  重要文件提送。

14.  收發文登記與統計、交辦文件之登記。

15.  郵件收發登記。

16.  密件編號登記及管理。

17.  擬毀檔案卷清冊之編製。

18.  校內借調檔案之處理。

19.  校史資料蒐集與整理。

20.  校史室管理。

21.  勞保身分人員之勞健保業務。

22.  承辦全校員生函件之收轉分類於信箱及掛號信件、包裹之登記轉發。(學生之掛號信件、現金袋、快遞信函登記於掛號登記簿後交負責教官簽收轉發;員工之掛號、包裹登記於掛號登記簿後通知領取)

23.  郵票簿及送郵清單之登記。

24.  郵票管理及郵資之請購統計。

25.  每月公文處理成績統計月報表及半年報表之調製。

26.  重要會議議程及紀錄繕打、印刷、裝訂、分發:

27.  行政會報、處室會報紀錄之繕打、印刷、裝訂、分發。

28.  其他交辦事項。

時間類別單位標題點閱
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